Komunikasi data atau transmisi data mengacu pada komunikasi yang dimediasi oleh komputer di antara pengguna sistem atau sistem lainnya. Dalam mempertimbangkan fungsi komunikasi data atau transmisi data, maka kita harus melihat secara lebih luas mengingat berbagai bentuk data yang ditransmisikan memerlukan prosedur pengiriman data masing-masing.
Adapun fungsi komunikasi data atau transmisi data menurut Sidney L. Smith dan Jane N. Mosier adalah sebagai berikut :
- Integrasi
Komunikasi data memiliki fungsi integrasi dengan fungsi penanganan informasi lainnya dalam suatu sistem. Pengguna dapat mengirimkan data dengan menggunakan sistem komputer dan prosedur yang sama yang digunakan untuk entri umum, pengeditan, tampilan, dan pemrosesan data lainnya. Untuk mengirim atau menerima pesan, seorang pengguna tidak perlu log off dari sistem pengolahan data umum untuk dapat masuk ke dalam beberapa sistem khusus lainnya.
- Memilih kata yang tepat guna
Ketika akan melakukan pengiriman data, kita memilih kata-kata yang tepat guna untuk istilah yang digunakan agar sesuai dengan istilah kerja yang berorientasi pada pengguna. Misalnya, pengguna dapat menyampaikan pesan kepada orang lain atau instansi berdasarkan nama tanpa mempedulikan alamat komputer, struktur jaringan komputer, dan lain-lain. Secara umum, pengguna tidak perlu mempelajari rincian teknis dari protokol komunikasi, konversi format data, dan lain sebagainya karena komputer melakukannya secara otomatis.
- Mengirimkan data secara konsisten
Komunikasi data memungkinkan transmisi data dilakukan secara konsisten karena dilakukan berdasarkan prosedur yang sama. Hal ini memungkinkan pengguna dapat menggunakan prosedur yang sama untuk memasukkan, mengedit, dan menampilkan pesan yang mereka gunakan untuk memasukkan, mengedir, dan menampilkan jenis data lainnya. Selain itu, beberapa hal lainnya yang juga harus konsisten adalah kesalahan pesan yang dilakukan oleh komputer dan panduan bagi pengguna lainnya terkait dengan penanganan jenis informasi.
- Meminimalisir beban memori serta tindakan pengguna
Prosedur komunikasi data atau transmisi data dirancang untuk meminimalisir beban memori pengguna. Misalnya berbagai perangkat lunak antar muka mungkin menyediakan penyisipan otomatis ke dalam pesan informasi standar, daftar distribusi, dan lain-lain. Contoh lain adalah komputer harus menyediakan atrian pesan keluar secara otomatis sambil menunggu konfirmasi transmisi dan pesan masuk yang menunggu tinjauan dan disposisi mereka.
Prosedur komunikasi data atau transmisi data dirancang juga untuk meminimalisir tindakan pengguna. Misalnya, dalam beberapa aplikasi, logika perangkat lunak dapat menyiapkan dan mengirimkan pesan secara otomatis yang berasal dari data yang sudah tersimpan dalam komputer.
- Interupsi
Memungkinkan pengguna untuk melakukan interupsi terhadap persiapan, ulasan, datau disposisi pesan, dan kemudian melanjutkan salah satu tugas tersebut dari titik interupsi.
- Mengarsipkan pesan secara fleksibel
Dalam aplikasi yang membutuhkan penanganan pesan secara umum, pengguna disediakan kemampuan fleksibel untuk mengirimkan rancangan atau salinan pesan selama masa persiapan, pengiriman pesan, dan penerimaan pesan serta mengatur berkas pesan tersebut.
- Menyoroti pesan
Menyediakan kemampuan perangkat lunak untuk membubuhi keterangan data yang dikirimkan dengan penyorotan yang tepat untuk menekankan kondisi peringatan, indicator prioritas, atau infromasi pesanan kedua (data tentang data) penting lainnya yang dapat mempengaruhi penanganan pesan.
- Menyiapkan pesan yang sesuai untuk transmisi
Hal ini terkait dengan menyiapkan berbagai pesan yang melibatkan secara khusus isi, format, dan informasi utama. Termasuk didalamnya adalah menyesuaikan komposisi pesan dengan entri data, format pesan dirancang oleh pengguna, teks tidak berformat, bentuk penyimpanan pesan, membentuk pesan otomatis, membentuk teks otomatis, bentuk data, tabel dan gambar, spesifikasi data yang fleksibel, memasukkan berkas yang ada, memasukkan pesan lainnya, variabel panjang pesan, dan menyimpan rancangan pesan.
- Mengirimkan pesan ke alamat yang dituju
Pesan disampakan kepada penerima pesan yang membutuhkan tindakan pengguna dan bantuan ckmputer untuk menentukan tujuan pengiriman data. Termasuk didalamnya adalah pemilihan tujuan, standar alamat, mendorong alamat masuk, direktori alamat, bantuan untuk pencarian direktori, mengekstrak alamat direktori, nama pengguna yang dituju, daftar distribusi sistem, akses kepada informasi daftar distribusi, daftar distribusi informal, daftar dalam daftar, memodifikasi daftar distribusi, ekspansi otomatis dari alamat parsial, memeriksa alamat secara otomatis, membalas pesan yang diterima ke alamat yang dituju, mengedit alamat, alamat tunggal, distribusi berantai, dan mendistribusikan kembali pesan yang diterima.
- Menginisiasi transmisi
Menginisiasi transmisi data biasanya dilakukan dalam pengawasan pengguna dengan bantuan komputer dalam prosesnya. Termasuk didalamnya adalah transmisi diinisiasi oleh pengguna secara langsung, pengguna meninjau ulang pesan sebelum transmisi, pemilihan sajian pesan, transmisi yang diinisiasi oleh komputer, informasi tentang status komunikasi, mengidentifikasi pengirim, prioritas penugasan, pengarsipan secara otomatis untuk transmisi, mengirimkan pesan transmisi, transmisi pada waktu yang tepat, menerima kembali, membatalkan transmisi, dan mencetak pesan.
- Mengendalikan transmisi
Proses pengendalian transmisi seringkali dapat dilakukan secara otomatis namun pengguna mungkin membutuhkan informasi mengenai proses tersebut. Termasuk didalamnya adalah perlindungan transmisi data secara otomatis, umpan balik otomatis, umpan balik pengguna khusus, mengirim salinan tunggal, mengarsipkan transmisi yang gagal, menyimpan pesan yang tidak terkirim, pemberitahuan kegagalan transmisi pesan, pemanggilan kembali pesan, dan menjaga perekaman atau penyimpanan secara otomatis.
- Penerimaan pesan
Proses penerimaan pesan membutuhkan komputer untuk antrian, meninjau ulang, mengajukan, atau membuang data yang masuk. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi sumber, mengidentifikasi tujuan, mengarsipkan pesan yang diterima, memperhatikan pemberitahuan pesan pada posisi log-on, memperhatikan pemberitahuan nondisruptif pesan kedatangan.
